Plantillas de expediente
Crear y mantener los moldes de expediente: datos, datos propios, intervinientes y tareas.
Una plantilla es el molde de un tipo de expediente: sus personas, sus tareas con vencimientos relativos y su presupuesto. Al crear un expediente desde ella se generan las tareas con fechas reales.
A la izquierda está la lista de plantillas, con el número de tareas de cada una y los botones Nueva, Duplicar y Eliminar. A la derecha, cuatro pestañas.
Duplicar es la forma más rápida de empezar una plantilla parecida a otra.
Pestaña Datos
| Campo | Para qué |
|---|---|
| Nombre y Descripción | Cómo se llama y para qué sirve. |
| Contraparte | Si el expediente suele tener una (Ninguna si no). |
| Activa | Si está desmarcada, no se ofrece al crear expedientes nuevos. |
| Familia | El grupo de plantillas (para filtros y listados). |
| Contabilidad | Modo por defecto: General: ingresos, gastos y resultado, o cuenta del cliente. |
| Plazos | La propuesta: Automáticos o Control estricto. Al crear cada expediente se vuelve a preguntar. |
| Estados | Los estados que podrán tener las personas, separados por punto y coma (por ejemplo, Invitada; Confirmada; Asistió; No vino). |
Contexto y confidencialidad… fija el texto por defecto para los responsables y la leyenda de confidencialidad. Se copian al crear cada expediente.
Pulsa Guardar datos al terminar.
Pestaña Datos propios
Son los datos del catálogo del gestor documental que cada expediente de este tipo deberá rellenar (un juzgado, un número de procedimiento, el recinto de la feria…). Al crear el expediente nacen vacíos.
- Elige el dato en Del catálogo y pulsa Añadir.
- Selecciona el dato en la lista (muestra su Tipo, si es Obligatorio y si tiene Aviso).
- Marca Obligatorio si es imprescindible.
- En los datos de fecha, marca Avisa (fechas) e indica los días antes con los que quieres el aviso.
- Guardar cambios, o Quitar para sacarlo.
Los datos se rellenan en cada expediente con Datos del expediente….
Pestaña Intervinientes
Las personas y entidades que intervienen siempre en este tipo de expediente (tú mismo si eres un externo, el asesor, el notario…). Cada tarea elegirá su responsable entre ellas. Al crear el expediente se copian con su email y teléfono.
Usa Añadir… y Quitar.
Pestaña Tareas
Aquí se definen las tareas del molde. Arriba, la lista enseña cómo quedarían: cada tarea con su responsable, Empieza (relativo a otra tarea o al inicio del expediente), Inicio, Fin, Importe y Previsto.
Para añadir o cambiar una tarea, usa los campos de debajo:
| Campo | Qué poner |
|---|---|
| Tarea y Orden | El nombre y su posición. |
| Dentro de | La tarea que la contiene (ninguna: tarea de primer nivel). |
| Responsable | Entre los intervinientes de la plantilla (Otro… para otro). |
| Empieza … días después de … | Cuántos días después empieza, contando desde su vencimiento o su inicio de otra tarea, o desde el inicio del expediente. |
| Días hábiles | Si esos días se cuentan como hábiles. |
| Dura (días) | La duración, que da el vencimiento. |
| Prioridad | La importancia. |
| Importe, Se factura al cliente, Horas, Precio/hora | El presupuesto. Sin importe se usa horas × precio. |
| Notas | Instrucciones para quien haga la tarea. |
Los botones son Nueva tarea, Guardar tarea y Eliminar tarea.
Simular
Simular desde el día permite elegir una fecha de inicio y ver qué vencimientos saldrían, sin crear nada. Muestra también el Previsto total. Úsalo para comprobar que los plazos de la plantilla tienen sentido.