Qué es un expediente
Para qué sirve el módulo y las ideas que conviene conocer antes de empezar.
Para qué sirve
Un expediente agrupa todo lo que rodea a un trabajo concreto:
- las tareas que hay que hacer, con su responsable y su fecha de vencimiento;
- las personas y empresas que intervienen (cliente, asesor, notario, proveedor…);
- los documentos archivados y la documentación escrita del caso;
- los eventos: un correo recibido, una llamada, una reunión, un hito;
- el dinero: ingresos, gastos y, si lo necesitas, la cuenta del cliente;
- los avisos: lo que vence, lo que está sin fijar y lo que lleva tiempo parado.
Todo está en una sola pantalla, con una pestaña para cada cosa.
Ideas clave
| Concepto | Qué es |
|---|---|
| Plantilla | El molde de un tipo de expediente: sus personas, sus tareas con plazos relativos y su presupuesto. Al crear un expediente desde una plantilla, nace con todo ya preparado. Ver Plantillas de expediente. |
| Familia | El grupo al que pertenece la plantilla (por ejemplo, Importaciones o Licitaciones). Sirve para filtrar y para los listados por familia. |
| Tarea | Una cosa que hay que hacer. Puede tener subtareas, responsable, plazo, presupuesto y coste real. |
| Interviniente | Una persona o entidad que participa en el expediente, con su papel y su estado. |
| Evento | Algo que ha ocurrido o que está programado: comunicación, reunión, nota o hito. |
| Control de plazos | Cómo se calculan los vencimientos: automáticos (se mueven solos) o control estricto (los fija y confirma una persona). Ver Plazos y días hábiles. |
Lo económico (importes, presupuestos, costes) solo se ve en la pestaña Contabilidad. Quien trabaja en las tareas no tiene por qué ver los importes.
Por dónde seguir
- La pantalla de expedientes para situarte.
- Crear un expediente.
- Tareas y Personas, que es donde se pasa la mayor parte del tiempo.