Personas
Los intervinientes del expediente: añadirlos, ponerles estado, escribirles y enviarles sus tareas.
La pestaña Personas lista a quienes intervienen en el expediente: cliente, asesor, notario, proveedor, asistentes a un evento…
Columnas
Papel, Nombre, Estado, Email, Teléfono y Procede de (la biblioteca del gestor documental de la que sale).
Al pie de la pantalla, un resumen cuenta las personas y cuántas hay en cada estado: 9 personas: Invitada 1 · Confirmada 3 · Asistió 1 · No vino 1.
Añadir personas
- De contactos…: elige personas que ya existen en tus contactos.
- Alta rápida…: sirve para añadir muchas personas de golpe (una feria, una presentación). Pega una lista con una persona por línea (nombre; email; teléfono; empresa, o columnas copiadas de Excel), elige el Papel y el Estado y pulsa Añadir.
- Si la persona ya existe (se busca por email o por nombre), se usa la existente.
- Si no existe, se crea en tus contactos. Así quedan guardadas para otros expedientes.
- Quitar: la saca del expediente (no la borra de los contactos).
Estados
Cada persona tiene un Estado (por ejemplo, Invitada, Confirmada, Asistió). Los estados disponibles los define la plantilla. Para cambiar varios a la vez, selecciona las filas, elige el estado en Poner estado y pulsa Aplicar a la selección.
Escribir a una persona
Escribir… abre el editor de correo del programa. El correo sale siempre con la cuenta configurada en el programa, no con un cliente de correo instalado en el equipo.
Enviar tareas al responsable
Enviar tareas al responsable… comunica a una persona las tareas que tiene asignadas en el expediente, con sus instrucciones.
Antes puedes preparar el mensaje con Contexto y confidencialidad…:
- Contexto: un texto que explica el expediente a quien recibe las tareas.
- Leyenda de confidencialidad: el aviso legal que acompaña al envío.
La plantilla puede traer ambos textos por defecto; al crear el expediente se copian y se pueden cambiar para ese expediente.