Gestión de expedientes y proyectos
Llevar un trabajo de principio a fin: tareas, plazos, personas, documentos, eventos y costes en un solo sitio.
Este módulo sirve para llevar un trabajo con principio y fin (una importación, una licitación, un asunto de un cliente, una feria…) sin perder de vista quién tiene que hacer qué, cuándo vence cada cosa y cuánto está costando.
Si es la primera vez, empieza por Qué es un expediente y por La pantalla de expedientes.
Qué es un expedientePara qué sirve el módulo y las ideas que conviene conocer antes de empezar.La pantalla de expedientesCómo está organizada la ficha: lista de expedientes, cabecera y pestañas.Crear un expedienteDar de alta un expediente nuevo, con o sin plantilla.ResumenLa vista rápida de un expediente: cifras, calendario de tareas, próximos vencimientos y últimos eventos.TareasEl árbol de tareas del expediente: crear, editar, marcar como hecha y reabrir.El formulario de tareaTodos los campos de una tarea: responsable, fechas, plazo, presupuesto y coste real.Documentos y documentaciónArchivar documentos en el expediente, verlos y escribir la documentación del caso.EventosRegistrar comunicaciones, reuniones, notas e hitos, y reprogramar el plan si cambian las fechas.KanbanLas tareas en tres columnas por estado: se cambian arrastrando.Cronología y avisosLo que va a vencer y todo lo que ha pasado en el expediente, de lo más reciente a lo más antiguo.PersonasLos intervinientes del expediente: añadirlos, ponerles estado, escribirles y enviarles sus tareas.Contabilidad del expedienteIngresos, gastos y costes del expediente; la cuenta del cliente y el compromiso de compra.Plazos y días hábilesPlazos automáticos y control estricto, días hábiles y naturales, festivos y agosto inhábil.Plazos de todos los expedientesLa agenda con los vencimientos y avisos de todos los expedientes a la vez.Panel de expedientesEl cuadro de mando: qué atender, quién está cargado y cómo vamos.Plantillas de expedienteCrear y mantener los moldes de expediente: datos, datos propios, intervinientes y tareas.Listados y rendimientoLos informes del expediente: tareas, encargos, costes, desviaciones y rendimiento anual.Cerrar y reabrir un expedienteDar por terminado un expediente y volver a abrirlo si hace falta.