Estados y avisos
Qué significan «ok», «revisar» y «error», y qué hacer con cada aviso.
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Los estados de una factura
Cada factura leída termina en uno de estos estados. Es el «semáforo» que verás en tu programa de contabilidad.
| Estado | Qué significa | Qué hacer |
|---|---|---|
| Pendiente / en lectura | Está en cola o la IA la está leyendo ahora. | Esperar unos segundos. No hay que hacer nada. |
| OK | Leída y sin nada raro. | Es una candidata para contabilizar, pero revisa igualmente, sobre todo al principio. |
| Revisar | Leída, pero con avisos: algo merece que una persona lo mire. | Lee los avisos (ver tabla siguiente), corrige si hace falta y contabiliza. |
| Error: no cuadra | Se ha leído, pero la factura es incoherente: los importes no cuadran, falta el número, el NIF no es válido… | No te fíes de los datos. Mira el documento original y contabilízala a mano o corrígela. |
| Error: no se pudo leer | El PDF está dañado, protegido o es demasiado largo, o hubo un fallo del servicio. | Si fue un fallo temporal, el servicio vuelve a enviarla solo. Si es del PDF, contabilízala a mano. |
Los avisos más habituales
Cuando una factura sale en «revisar» o «error», el programa te muestra uno o varios avisos. Estos son los más frecuentes y qué hacer con cada uno:
| Aviso | Qué quiere decir | Qué hacer |
|---|---|---|
| El destinatario no es la empresa | El NIF del receptor de la factura no coincide con el de la empresa en la que contabilizas. | Comprueba que la dejaste en la carpeta de la empresa correcta. Si es de otra empresa, muévela a su carpeta. |
| Factura duplicada | La misma factura (emisor, número, fecha y total) ya se leyó antes. | Mira cuál es la anterior y no la contabilices dos veces. |
| Número repetido | Mismo emisor y número, pero fecha o total distintos. | Posible error del proveedor. Pídele aclaración antes de contabilizar. |
| Copia exacta | Es exactamente el mismo PDF que otra factura ya leída. | Normalmente se ignora: es la misma factura enviada dos veces. |
| PDF escaneado | El PDF es una imagen (escáner o foto). | Comprueba con más detenimiento todos los datos, porque la lectura es menos precisa. |
| Proveedor extranjero | El emisor está fuera de España. | Revisa el tratamiento del impuesto (inversión del sujeto pasivo, IVA de otro país…). |
| Los importes no cuadran | El total, la cuota o la base no coinciden con las sumas del desglose. | Contrástalo con el PDF: puede ser un error de la factura o de la lectura. |
| Falta un dato obligatorio | No se encuentra el número, la fecha o el total. | Complétalo a mano a partir del PDF. |
| NIF no válido o emisor sin NIF | El NIF del proveedor no supera la comprobación o no aparece. | Revísalo: puede ser un error de lectura o un NIF mal escrito en la factura. |
| Confianza media o baja | La IA no está del todo segura de lo que ha leído. | Revisa los datos con atención. |
| Fecha antigua o futura, moneda distinta del euro, IBAN no válido | Datos poco habituales. | Confirma que son correctos. |
| No parece una factura | El documento es un albarán, ticket o presupuesto. | No lo contabilices como factura. |
Consejo:
Si un aviso que no está en esta lista te desconcierta, léelo tal cual aparece: siempre trae una frase que explica qué ha visto la IA. Trátalo como «revisar a mano».
Las correcciones
Cuando contabilizas una factura, el programa guarda lo que has cambiado respecto a lo que leyó la IA. Esas correcciones viajan con la factura a Aplika y ayudan a medir la calidad de la lectura.