Las carpetas

Qué hay en cada carpeta, qué hace el programa con ellas y qué puedes borrar.

6 min de lectura

Una idea sencilla

Cada empresa tiene una carpeta principal y, dentro, varias subcarpetas. El estado de cada factura es la carpeta en la que está: el programa va moviéndola de una a otra a medida que avanza. De todas ellas, solo tienes que tocar una: entrada.

Cómo se ve por dentro

carpeta-de-la-empresa\
  entrada\                       ← aquí dejas los PDFs
  procesados\2026\10\19\         PDFs ya enviados, por fecha de envío
  rechazados\2026\10\19\         PDFs que no se pudieron enviar + nota del motivo
  resultados\
    nuevas\                      facturas leídas, aún sin revisar
    en_revision\                 las está revisando tu programa de contabilidad
    contabilizadas\              contabilizadas, pendientes de avisar a Aplika
    confirmadas\2026\10\19\      terminadas: el PDF y su resultado juntos
  _control\                      uso interno del servicio (no tocar)

Qué es cada carpeta

Carpeta	Qué contiene	¿Puedo borrarla?
`entrada`	Los PDFs que acabas de dejar y que aún no se han enviado. El servicio los envía solos y los saca de aquí.	No: son facturas pendientes de enviar.
`procesados`	PDFs que ya se han enviado y cuya factura aún se está leyendo o contabilizando. Se ordenan en subcarpetas por año, mes y día de envío.	No: la revisión usa el PDF desde aquí hasta que se contabiliza.
`rechazados`	PDFs que no se han podido enviar por un problema del propio archivo (vacío, dañado, con contraseña o de más de 10 MB). Junto a cada PDF hay un fichero `.txt` que explica el motivo. Se contabilizan a mano.	Sí, cuando hayas leído el motivo.
`resultados\nuevas`	Facturas ya leídas que nadie ha cogido todavía para revisar.	No.
`resultados\en_revision`	Facturas que tu programa de contabilidad tiene en revisión.	No.
`resultados\contabilizadas`	Facturas ya contabilizadas, a la espera de que el servicio avise a Aplika. Normalmente están aquí solo unos segundos. Si se acumulan, es que no hay conexión con Aplika.	No.
`resultados\confirmadas`	Facturas terminadas. Cada una se guarda con su PDF y el resultado de la lectura, en subcarpetas por año, mes y día de confirmación.	Sí, cuando quieras (ver más abajo).
`_control`	Ficheros internos del servicio (control de lotes y envíos, y señales de que el servicio está funcionando).	No: no tiene nada para ti.

Qué puedes borrar y cuándo

Puedes liberar espacio sin riesgo en estas dos carpetas:

resultados\confirmadas: es el archivo de lo ya terminado. Puedes borrar por años, meses o días enteros. Cada carpeta lleva dentro tanto el PDF como el resultado, así que no se te queda nada colgado.
rechazados: una vez que hayas leído el motivo y contabilizado la factura a mano.

No borres, muevas ni renombres nada de entrada, procesados, _control ni de las carpetas de resultados que no sean confirmadas. Son facturas que todavía están en marcha: si se borran, se pierden y hay que volver a enviarlas.

Los nombres de los ficheros

El PDF conserva siempre su nombre. El resultado de la lectura es un fichero .json con el mismo nombre del PDF seguido de un código corto, por ejemplo:

Un PDF y su resultado

FRA 2026-0042.pdf
FRA 2026-0042__9f01c0c6.json

Si el nombre del PDF tiene caracteres que Windows no admite o es demasiado largo, el resultado se guarda con un código largo (un identificador único) en lugar del nombre. Tu programa de contabilidad sabe a qué PDF corresponde, y dentro del propio fichero consta el nombre original.

¿Y el espacio en disco?

Los PDFs y los resultados se acumulan en procesados y confirmadas mientras no los borres. Las facturas ocupan poco, pero si envías muchas, acuérdate de vaciar confirmadas de vez en cuando. Aplika, por su parte, elimina pasado un tiempo su propia copia de los PDFs.