Enviar facturas
Cómo dejar los PDFs, qué PDFs valen y qué pasa cuando son muchos.
Dónde dejar los PDFs
Cada empresa tiene su propia carpeta de trabajo. Dentro hay una subcarpeta llamada entrada: ahí es donde dejas los PDFs, uno o los que quieras. No hay que pulsar ningún botón: el servicio revisa la carpeta cada pocos segundos y envía lo que encuentre.
Qué PDFs se pueden enviar
| Caso | ¿Se puede? | Qué pasa |
|---|---|---|
| PDF con texto (descargado del proveedor) | Sí | Se lee con la mejor precisión. |
| PDF escaneado o foto convertida a PDF | Sí | Se lee, pero sale con un aviso para que compruebes todos los datos con más cuidado. |
| Varias facturas en un mismo PDF | Sí | Se separan y se leen como documentos distintos. Es más cómodo revisar un PDF por factura. |
| Albaranes, tickets, presupuestos | Se leen | Se indica de qué tipo de documento se trata, para que no se contabilicen como factura por error. |
| PDF de más de 10 MB | No | Se mueve a rechazados con una nota del motivo. |
| PDF vacío, dañado o protegido con contraseña | No | Se mueve a rechazados. Hay que contabilizarlo a mano. |
Qué pasa después de dejar el PDF
- En unos segundos el servicio lo envía a Aplika y el PDF desaparece de
entrada: se ha movido aprocesados, dentro de una carpeta con la fecha de envío. - La IA lo lee. Cada factura tarda entre unos segundos y medio minuto.
- El resultado aparece en
resultados\nuevasy tu programa de contabilidad lo ve como pendiente de revisar.
Si un PDF sigue en entrada pasado un rato, significa que aún no se ha podido enviar (por ejemplo, se ha agotado la cuota o no hay conexión). No lo muevas: se enviará solo cuando se resuelva. Mira «Problemas frecuentes» si no se resuelve.
Cuando son muchas facturas
Puedes dejar 1 o varios cientos de PDFs a la vez. El servicio los envía de uno en uno y la IA los lee también de uno en uno, por lo que un lote grande tarda: 300 facturas son más o menos una hora. No tienes que esperar al final: las facturas ya leídas se pueden contabilizar mientras se leen las demás.
Hay un tope de unas 100 facturas esperando lectura a la vez. Si lo alcanzas, el servicio espera solo y sigue en cuanto hay hueco. No es un error ni tienes que hacer nada.
Enviar dos veces el mismo PDF
No pasa nada. Aplika reconoce que es el mismo archivo y no vuelve a leerlo ni descuenta cuota. Si el mismo PDF se había leído en otro envío anterior, aparece con el aviso «copia exacta», para que no la contabilices dos veces.
FRA 2026-0042 Suministros López.pdf). El resultado de la lectura se guarda con ese mismo nombre y te será más fácil localizarlo.