Facturas IA: qué es y cómo funciona

Lee tus facturas recibidas en PDF y prepara los datos para contabilizarlas.

5 min de lectura

¿Qué es Facturas IA?

Facturas IA es el servicio de Aplika que lee por ti las facturas que recibes de tus proveedores. Tú dejas los PDFs en una carpeta; el servicio los lee con inteligencia artificial y deja los datos (proveedor, número, fecha, importes, impuestos…) listos para que tu programa de contabilidad los use. Así no tienes que teclear cada factura.

Qué hace y qué no hace

Lo que hace

Lee facturas en PDF, sean de texto o escaneadas.
Extrae emisor, receptor, número, fechas, desglose de impuestos y totales.
Comprueba que los importes cuadran y que los NIF son válidos.
Te avisa de lo que parece raro (duplicadas, importes que no cuadran, otro destinatario…).

Lo que no hace

No contabiliza sola. Eso lo hace tu programa de contabilidad, con una persona que revisa.
No decide la cuenta contable ni el asiento.
No modifica ni borra tus PDFs originales sin avisarte: los guarda en carpetas ordenadas.

La lectura la hace una inteligencia artificial y la factura la ha escrito el proveedor: puede haber errores. Un resultado «ok» significa «leída y sin nada raro», no «contabilizar sin mirar». Revisa siempre al principio y, después, por muestreo o por importe.

El recorrido de una factura

De PDF a contabilizada

Dejas el PDF en la carpeta entrada de tu empresa.
El servicio lo envía a Aplika y lo guarda en procesados.
La IA lo lee (de unos segundos a medio minuto) y el resultado aparece en resultados\nuevas.
Una persona la revisa en el programa de contabilidad, corrige lo que haga falta y la contabiliza.
Se avisa a Aplika y la factura, con su PDF, pasa a resultados\confirmadas.

¿Qué necesito?

El módulo Facturas IA activado en tu cuenta de Aplika.
El servicio de Facturas IA funcionando en tu servidor (lo instala y configura Aplika) y una carpeta por empresa.
Conexión a Internet en el equipo donde corre el servicio.

Consejo: Empieza con pocas facturas para ver cómo trabaja. Si todo va bien, puedes enviar lotes grandes: no hace falta esperar a que termine uno para empezar a contabilizar, porque cada factura está disponible en cuanto se lee.