En el menú principal de la aplicación, en la pestaña ventas tenemos un botón llamado "Abonos GOLF" que contiene un submenú con las siguientes opciones (fig.1)

  • Fichero Abonados donde se encuentran los datos de todos nuestros abonados, tengan abonos activos o no. Es donde se crean, modifican o eliminan datos
  • Consulta de abonados, es una consulta de todos los abonados ordenados por nombre, tiene una búsqueda incremental por nombre y multiples filtros para localizar un abonado específico.
  • Renovación automática, es donde podemos renovar automáticamente los abonos que se hayan emitido anteriormente con la forma de pago Recibo, se pueden seleccionar entre un rango de fechas según su vencimiento.
  • Consulta de abonos, consulta donde nos aparecen todos los abonos que hemos emitido.
  • Estadísticas, estadística con multiples opciones de agrupación y totalizar datos.
  • Tipos de abonos, fichero donde creamos los tipos de abonos que podemos facturar.

Fichero Abonados

El fichero abonados contiene los abonados de nuestro módulo (fig 2). Cada abonado tiene una información que hay que introducir de los cuáles destacamos:

  • El código: es propuesto por el programa cuando pulsamos crear nuevo abonado.
  • Si deseamos búscar un abonado por su código podemos introducirlo en el campo 1 y pulsar el botón búscar por código.
  • Botón copiar dirección títular si este abonado no es el títular puede traerse los datos del mismo para no volver a teclearlos.
  • En el tipo abonado indicamos que tipo de abonado es, en caso de ser titular, toda la unidad familiar tendrá su código como código títular
  • El código de títular es importante porque es la forma de agrupar las unidades familiares.
  • En el Vencimiento podemos ver en un vistazo cuando es el vencimiento de su abono. si está en rojo es que ha caducado y en verde está activo.

Pantalla de datos personales del socio títular.

Los abonados están agrupados en base a Unidades familiares, esta agrupación se realiza en base al mismo código de títular (ver fig.3). Toda unidad familiar dispone de un títular y en el caso de que sean más de un miembro se reparten con los siguientes tipos:

  • Conyuge
  • Junior
  • Familiar
  • Otro

El código de títular es el que agrupa la unidad familiar, el resto son informativos

Unidad Familiar

En ejemplo de la (fig.4) tenemos una consulta con la unidad familiar del abonado que tenemos en pantalla, en este caso "Rosalía de Castro García" que es conyuge de "Dumas Malaga, Alejandro" que es su títular.

Si pulsa un doble clic sobre cualquier registro de unidad familiar le llevará a su ficha.

Histórico Abonos

En la (fig.5) tenemos la pestaña donde podemos consultar el histórico de abonos del abonado seleccionado con una serie de opciones que ahora detallamos:

  • Botón Ver últimos 2 abonos, con esta opción podemos visualizar los dos últimos abonos del abonado que tenemos en pantalla sin tener que indicar fechas de vencimiento. Es útil cuando no sabemos cuando fué la última vez que este abonado tuvo abono
  • Botón Ver Abonos, con esta opción podemos visualizar los abonos cuyo vencimiento se encuentren entra las dos fechas seleccionadas.
  • Botón Imprimir, Repetimos el abono en papel.
  • Botón Nuevo Abono, Podemos generar al abonado de pantalla un abono. Este proceso se detallará en el apartado Realizar un abono
  • Botón Renovar Abono, Si seleccionamos un abono de la consulta, pulsando este botón lo renovaremos. Este proceso se detalla en el apartado Renovar un abono
  • Botón Opciones Abonos, tenemos el siguiente submenú:
    • Facturar Abono Pendiente, Al realizar un abono tenemos la posibilidad de facturarlo en ese momento o solamente realizarlo dejandolo pendiente de facturar.
    • Borrar Factura, dejamos el abono pendiente de facturar, borrando su número y serie como si nunca se hubiera facturado. Hay que tener cuidado con los saltos en la facturación. Hay que volver el contador manualmente hacia atrás para que al facturarlo nos salga con el mismo número si es lo que deseamos.
    • Anular Abono, anulamos el abono creando una segunda factura en negativo que anula la factura del abono.
    • Eliminar Abono no Facturado, podemos eliminar un abono pendiente de facturar y es como si no se hubiese realizado.
    • Ver Abono, podemos consultar en detalle el abono seleccionado y modificar algunas opciones. (fig.6)

Consulta histórico de abonos del socio seleccionado, en este caso el 1574.

En la pantalla consulta abono podemos modificar la opción de renovar del abono, indicar si queremos que no se renueve en caso de que tengamos pensado hacerlo automáticamente y la forma de pago sea Recibo

El abono se compone de una cabecera donde están los datos de facturación y el títular del abono y en la rejilla inferior todos los abonados

Pagador Abono

En la (fig.7) tenemos la pestaña Datos del pagador. Están los datos necesarios para facturar un abono.

  • Datos del pagador, nombre, CIF o NIF y dirección
    • copiar datos abonado, copia los datos personales que tiene el abonado en su pestaña para traerlos a la pestaña de pagador
    • copiar pagador del títular, trae a la pestaña del pagador los datos del pagador del títular
  • Botón Forma de pago, Las formas de pago aceptadas: Recibo, transferencia, efectivo, tarjeta y talón.
  • Botón Domiciliación bancaria, En caso de seleccionar recibo, la cuenta de banco donde se cargará el abono

Datos del pagador del abono, no tiene porqué ser un abonado

Consulta de Abonados

En la consulta de abonados (fig.8) podemos ver todos los abonados ordenados por nombre y localizarlos haciendo una búsqueda incremental. Detallamos las opciones de la consulta:

  • Mismo títular, este botón nos filtrará y mostrará unicamente los abonados que tengan el mismo títular del abonado seleccionado
  • Mismo tipo abonado, este botón nos filtrará y mostrará unicamente los abonados que tengan el mismo tipo abonado del abonado seleccionado
  • Vtos próximos 30 días, este botón nos filtrará y mostrará unicamente los abonados cuyo abono venza en los próximos 30 días
  • Ver abonado nos redirige al fichero del abonado seleccionado
  • Nuevo abono nos redirige a la pantalla de creación de abonos. Este proceso se detalla en Realizar un abono
  • Listados imprimir listado de abonados
  • Búscar apellidos + nombre tecleando el nombre del abonado se hará una busqueda incremental seleccionando el más parecido
  • Contiene Si indicamos un nombre y pulsamos primera nos buscará el primer abonado que contenga en el nombre la palabra indicada. Si pulsamos siguiente seguimos buscando coincidencias

Aquí aparecen todos los abonados que tengamos creado en el fichero, independientemente de que tengan abonos activos o no.

En la rejilla de abonados, en la parte superior derecha si ponemos el ratón nos saldrá un submenú para poder filtrar por cualquier dato que contenga la columna. Podemos picar en más de uno para filtrar por varios (fig. 9)

En la mayoría rejillas de la aplicación, muchas columnas pueden ser filtradas así

Fichero Tipos de abonos

En este fichero se guardan los tipos de abonos que podemos crear (fig. 10). Detallamos los siguientes datos:

  • Código debemos elegir un código alfanumérico único, no debe repetirse
  • Nombre Nombre descriptivo del tipo de abono
  • Tipo Aquí podemos seleccionar entre:
    • Individual el abono solamente sirve para una persona
    • Familiar cuando seleccionemos este tipo se creará un abono para toda la unidad familiar si el abonado seleccionado es títular
  • Duración días, Aquí indicamos los días que dura éste tipo de abono, sirve para cuando realicemos una renovación automáticamente nos indique su vencimiento, se establece en días, el valor por defecto es 365 días del abono anual
  • Precio Precio de un nuevo abono
  • Precio Renovación Precio de la renovación del abono. Cuando seleccionemos un abono y pulsemos renovar nos saldrá el precio aquí indicado según el tipo de abono que estemos renovando.
  • Observaciones Observaciones para uso interno
  • Concepto factura El concepto aquí indicado es lo que saldrá en la factura como concepto del abono

Aquí se indican los tipos de abonos y su precio de nuevo y renovación

Realizar un Abono

Podemos realizar un nuevo abono desde dos puntos del programa

En ambos casos al seleccionar un abonado y pulsar el botón de nuevo abono nos saldrá la pantalla de la fig. 11

Si el socio títular tiene ya indicado el pagador y su unidad familiar, los datos a rellenar para realizar el abono son mínimos

A la izquierda de la pantalla los datos a facturar y en la derecha los abonados que están incluidos en el abono del títular

Detallamos los datos para crear un abono

  • Abonado títular, Cuando entramos en la pantalla ya nos encontramos con el abonado que seleccionamos anteriormente antes de pulsar el botón nuevo abono
  • Tipo de abono, indicar el tipo de abono de los creados en el "Fichero de tipos de abonos". El tipo de abono nos asigna el precio automáticamente ya que lo preguntamos en su fichero, pero puede ser modificado manualmente si fuera necesario. Hay dos tipos: Individuales y Familiares
    • Individuales Nos creará un abono individual del abonado seleccionado
    • Familiar si el abonado seleccionado es títular nos añadirá al abono todos los componentes de la unidad familiar (Rejilla derecha de la pantalla, apartado abonados).
      Si no es títular solamente nos añadirá el abonado seleccionado.
  • Vencimiento, nos cálcula el vencimiento sumandole la duración de los días introducidos en el fichero de tipos de abonos al vencimiento del abono que vamos a renovar
  • Nombre pagador, por defecto nos cargará los datos de pagador que tenga el abonado títular en su ficha.
  • CIFdel pagador
  • Direccióndel pagador
  • Forma de pagoTenemos distintas formas de pago:
    • Recibo, si selecciona esta opción nos preguntará aparte de la cuenta donde se domicilia el pago, el número de recibos en que se divide el total del importe y la separación entre ellos, por defecto 30 días (mensual)
    • Transferencia
    • Efectivo
    • Tarjeta
    • Transferencia
    • Talón
    • Anulación, esta opción no se utiliza, es la forma de pago que se asocia cuando se anula un abono
  • Facturar, por defecto está marcado a facturar (aspa verde), al pulsar añadir abono se factura, en caso contrario el abono se crea pero se queda en pendiente de facturar
  • Contador, contador necesario para asignar el número de factura, al contador también está asociado el formato de factura

Una vez hemos indicado los datos necesarios debemos pulsar el botón "añadir abono"

Renovar un Abono

La renovación de un abono podemos hacerlo desde 3 puntos del programa:

  • Desde la consulta de abonados, ahí disponemos de un botón de renovar abono de forma individual, solamente renovamos el abono seleccionado. Para poder renovarlo debemos pulsar el botón "ver últimos 2 abonos" o "ver abonos" y una vez tenemos en pantalla el abono que queremos renovar, seleccionamos y pulsamos el botón renovar abono
  • Desde la consulta de abonos, en esa consulta nos presenta en pantalla todos los abonos entre las fechas seleccionadas, seleccionamos y pulsamos el botón renovar abono
  • Desde la renovación automática, que se encuentra en el menú principal

Las dos primeras opciones son iguales a la hora de renovar, sólo difiere en la pantalla desde la que se pulsa la opción de renovar abono. En el primero de los casos, seleccionando un abono desde fichero de abonados, nos aparecerá la siguiente pantalla fig. 12

Viendo el último abono en el fichero de abonados podemos pulsar renovar y rápidamente en pocos clics lo tendremos renovado

En este ejemplo el abonado 1.574 dispone de un abono cuyo vencimiento es el 14/01/2021. Si pulsamos en la pantalla renovar abono nos presentará la siguiente pantalla para renovar el abono fig. 13

Al ser una renovación los datos ya nos salen automáticamente y el precio de renovación lo coge del tipo de abono. Puede ser modificado

La pantalla de renovación tiene todos los datos necesarios para renovar el abono, el vencimiento sería ahora el 14/01/2022 y el precio que nos presenta es el que tiene el tipo de abono seleccionado como precio de renovación en su fichero. Solamente tendría que seleccionar el contador de factura y pulsar "añadir abono".

La tercera opción para renova la detallamos en el apartado Renovación Automática que veremos a continuación

Renovación automática

Esta renovación está pensanda para renovar un grupo de abonos que caduquen o hayan caducado en un periodo de tiempo, sin tener que ir pulsando el botón de renovar abono de uno en uno.

Pulsando la 3ª opción del botón "abonos GOLF" en el menú principal nos presentará la siguiente pantalla fig. 14

Solamente se realizará para formas de pago recibo de abonos realizados anteriormente y que tenga marcado "renovar"

La renovación automática es un proceso que nos va guiando en el proceso de selección de los recibos que queremos facturar en grupo.

En la primera pantalla, en la parte superior izquierda podemos seleccionar las fechas de los abonos que queremos renovar. En el caso del ejemplo he puesto que me muestre los abonos que caducan en 2021 y nos muestra el abonado que mostramos en el ejemplo anterior.

Tenemos la posibilidad de en vez de seleccionar las fechas manualmente pulsar los botones con fechas predeterminadas:

  • Abonos sin renovar año anterior
  • Abonos sin renovar año actual
  • Abonos a renovar en los próximos 30 días

Una vez que hemos seleccionado la fecha deseada pulsamos el botón "ver abonos", y nos presentará los abonos que cumplan con el requisito de la fecha, que tengan forma de pago recibo y que se le haya indicado en el abono que se puede renovar. Por defecto salvo que se indique lo contrario, todos los abonos que sean forma de pago Recibo tiene puesto que se van a renovar. En el caso de que algún abonado nos indique que ya no quiere renovación, podemos irnos a su abono y marcarlo a no renovar, lo detallaremos en e apartado ver Abono

Una vez pulsado el botón "ver abonos" podemos ver los abonos que se renovarán en la rejilla de la derecha (Recibos que se renovarán), mientras que en la rejilla de la izquierda veremos los recibos que no se van a generar, porque tienen marcada la opción de no renovar. Con los botones que tenemos en la parte inferior de cada rejilla, podemos ir pasando los abonos de una rejilla a otra. Una vez que estamos de acuerdo con los abonos que se van a facturar podemos pulsar el botón "Siguiente" que tenemos en la parte inferior derecha

En la siguiente pantalla nos confirma los abonos a renovar. En la parte inferior veremos con detalle los abonados incluidos en cada abono fig. 15

En la parte superior tenemos el abono y su títular y en la parte inferior los dos abonados que están incluidos, en este caso el títular y su conyuge

En la siguiente pantalla nos pregunta los dos datos necesarios para facturar: fecha factura y contador de facturación. Una vez que hemos indicado los dos datos, hay que pulsar el botón "Generar Abonos" y nos creará la renovación de los abonos.fig. 16

En la última pantalla nos aparecería los abonos ya facturados y pulsamos el botón "Finalizar"

Facturar Abono Pendiente

Existen dos opciones por las que un abono se ha creado pero está pendiente de facturar:

  • Se ha Borrado la Factura del Abono, si seleccionamos un abono facturado podemos borrar la factura, dejarlo pendiente de facturar de nuevo. En este caso tenemos que tener cuidado con el contador de facturación para que la numeración no de saltos
  • A la hora de crear el abono No se ha marcado el aspa verde de facturar, entonces el abono se ha creado pero se ha dejado pendiente de facturar

En ambos casos, podemos facturar el abono tanto desde el fichero de abonado, en la pestaña pestaña abonos, botón opciones abonos, como desde la consulta de abonos que hay en el menú principal. En ambos sitios tenemos un botón tanto de borrar factura como de facturar abonos pendiente.

Si pulsamos el botón de "facturar abono pendiente", nos llevará a la pantalla de facturación de abonos y solamente tendremos que indicar el contador de factura y pulsar el botón "Facturar Abono Pendiente" fig. 17

El proceso es igual que nuevo abono o renovación pero nos aparece un botón que es "Facturar Abono Pendiente"

Consulta de Abonos

Desde el menú principal podemos acceder a la consulta de abonos fig. 18. En esta consulta podemos visualizar los abonos creados. Detallamos las siguientes opciones:

  • Rango, podemos seleccionar entre ver los abonos según la fecha de: Creación, Vencimiento o Factura
  • Renovación, podemos renovar un abono de forma manual
  • Ver Abono, ver el detalle del abono con los abonados incluidos en el abono del títular
  • Facturar Pendiente, facturar un abono pendiente, no se facturó en su momento o se borró la factura
  • Borrar Factura Abono, borrar la factura de un abono, el abono se quedaría creado pero sin facturar
  • Anulación Abono, realiza la anulación de una factura de abono, creando una segunda factura que anularía la primera
  • Filtros, se pueden realizar filtros de los datos en la botonera superior: mismo títular, etc.. como en la misma rejilla

Datos de facturación y abono títular, para consultar todos los abonados que pertenecen a un abono pulsar "Ver Abono"